KI-Verzeichnis: Welche KI nutzt Ihr Betrieb wirklich?

Die nächsten Stichtage für Ihr KI-Verzeichnis

1. 06.11.2026heute
2. 20.11.2026OpenAI: Gateways brauchen Freigabe
3. 30.11.2026Sonnet 4.5 endet
4. 02.12.2026Markierungsfrist für Anbieter
5. 11.12.2026GPT-5 und o3 enden
6. 14.01.2027GPT-4o und weitere enden
8. 02.12.2027Hochrisiko-KI, Anhang III

Die großen Werkzeuge haben Sie vermutlich im Blick: den Firmenzugang zu einem Chat-Assistenten, vielleicht Copilot in Microsoft 365. Weniger sichtbar sind drei andere Quellen. Erstens KI-Funktionen, die ein Anbieter per Update einschaltet. Zweitens KI in Branchensoftware, die im Hintergrund das Modell eines großen Herstellers nutzen kann. Drittens Werkzeuge, die Beschäftigte selbst mitbringen.

Zur dritten Quelle gibt es eine repräsentative Befragung des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW). Danach arbeiten 29,1 % der Beschäftigten, die KI beruflich nutzen, mit Werkzeugen, die der Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat (Befragung des IW im März und April 2026, knapp 5.000 Beschäftigte, Basis 2.793 erwerbstätige KI-Nutzende). Das ist eine Selbstauskunft und nennt keinen Grund, zeigt aber eine Größenordnung. Wie Führungskräfte damit umgehen können, steht in unserem Artikel Schatten-KI im Team.

Was verlangt die KI-Verordnung, und was nicht?

Für Betriebe, die KI einsetzen, ohne sie selbst zu entwickeln, gelten heute unter anderem zwei Regeln. Nach Art. 4 in der Fassung seit dem 27.07.2026 ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals. Ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht garantieren, ein Zertifikat ist nicht nötig; die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen zu dokumentieren. Seit dem 2. August 2026 gelten laut Bundesnetzagentur außerdem Transparenzpflichten für Anbieter und Betreiber bestimmter KI-Systeme (Art. 50). Wie Sie Art. 4 auf einer Seite festhalten, steht in KI-Kompetenz nachweisen.

Strenger wird es ab dem 2. Dezember 2027. Dann gelten laut Bundesnetzagentur die Regeln für Hochrisiko-KI nach Anhang III, darunter KI, die Bewerbungen filtert oder Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwacht und bewertet (Anhang III Nr. 4). Wer solche Systeme einsetzt, muss sie nach der Gebrauchsanleitung nutzen, die menschliche Aufsicht Personen mit der nötigen Kompetenz, Ausbildung und Befugnis übertragen, den Betrieb überwachen und automatisch erzeugte Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren, soweit er sie kontrolliert. Als Arbeitgeber muss er Beschäftigte und ihre Vertretung vor dem Einsatz am Arbeitsplatz informieren (Art. 26). Das sind Pflichten des Betriebs.

Ein allgemeines Verzeichnis aller KI-Systeme verlangt die Verordnung von Betrieben, die KI nur nutzen, nach unserer Lesart nicht. Ohne Überblick können Sie aber weder sagen, ob ein System unter Anhang III fällt, noch, welche Maßnahmen zur KI-Kompetenz zu Ihren Werkzeugen passen. Die Bundesnetzagentur nennt als ersten Schritt beim Aufbau von KI-Kompetenz, den Bedarf zu ermitteln, unter anderem mit der Frage Welche KI-Systeme sind das?

Verarbeitet ein KI-Werkzeug personenbezogene Daten, gehört diese Verarbeitung nach unserer Lesart ohnehin in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, soweit Ihr Betrieb eines führen muss. Für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten gilt diese Pflicht nur in bestimmten Fällen, etwa wenn die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt (Art. 30 Abs. 5).

Außerhalb des Rechts ist ein solches Verzeichnis gute Praxis. Das freiwillige Rahmenwerk des US-Standardisierungsinstituts NIST für KI-Risiken (AI RMF 1.0, Januar 2023) nennt unter GOVERN 1.6 Mechanismen, um KI-Systeme zu erfassen, ausgestattet nach den Risikoprioritäten der Organisation.

Welche zehn Felder gehören in ein KI-Verzeichnis?

Eine Tabelle reicht, wenn sie diese Fragen beantwortet:

Unsere Einschätzung: Bei den Feldern 4 bis 6 und 8 hat sich in den letzten Wochen am meisten bewegt. Jede der vier Meldungen im Kasten oben betrifft eines davon.

Gleiches Modell, anderer Vertrag

Claude von Anthropic über Google Cloud, zwei Varianten

1. Variante 1

   1. Ihr Betrieb
   2. →
   3. Google Cloud, Auftragsverarbeiter
   4. →
   5. Claude

2. Variante 2

   1. Ihr Betrieb
   2. →
   3. Google Cloud
   4. →
   5. Anthropic, Auftragsverarbeiter
   6. →
   7. Claude

   derzeit nur Endpunkte für die USA und ein globaler Endpunkt

Wie kommen Sie in fünf Schritten zum ersten Stand?

1. Klein anfangen. Eine Tabelle, eine zuständige Person, zwei Wochen Zeit. Vollständigkeit kommt mit der zweiten Runde.
2. Die Sicht der IT holen. Lizenzen, Admin-Konsolen und Abrechnungen nach KI-Positionen durchsehen, auch nach Funktionen, die in bestehenden Verträgen stecken.
3. Das Team fragen, ohne Strafe. Welche KI hilft Ihnen bei der Arbeit, und wofür? Wer ehrliche Antworten will, sagt vorher, dass es um Überblick geht und nicht um Verstöße.
4. Die Anbieter fragen. Ein kurzes Schreiben an die wichtigsten Softwarelieferanten: Steckt KI in Ihrem Produkt? Welches Modell, über welchen Weg, wer ist Auftragsverarbeiter, in welcher Region? Die Antworten kommen in die Felder 4 bis 6.
5. Termine eintragen und nachmessen. Abschalt- und Preistermine in den Kalender, das Verzeichnis einmal im Quartal durchgehen und zusätzlich, wenn ein Anbieter eine Änderung meldet.

Ein Beispiel aus dem Alltag

So könnte es bei einem Hersteller von Verpackungen mit 120 Beschäftigten aussehen: Die Geschäftsführung bittet die Leiterin der IT, in zwei Wochen einen ersten Stand zu erheben. Heraus kommen elf Einträge statt der erwarteten drei. Darunter sind eine Übersetzungsfunktion, die mit einem Update der Bürosoftware kam, ein Chat-Assistent, den der Vertrieb privat nutzt, und eine Auswertung in der Instandhaltungssoftware, deren Anbieter auf Nachfrage ein Modell eines US-Herstellers über eine Plattform nennt. Die Geschäftsführung entscheidet daraufhin drei Dinge: einen Firmenzugang für den Vertrieb, eine schriftliche Nachfrage beim Instandhaltungsanbieter zu Region und Vertrag und einen festen Termin im Quartal, an dem die Liste aktualisiert wird.

Was leistet ein KI-Verzeichnis für die Governance?

Governance heißt hier: Regeln, Zuständigkeiten und Prüfpunkte, mit denen ein Betrieb KI steuert. Unsere Einschätzung in drei Punkten:

Ohne KI-Verzeichnis bleiben Regeln abstrakt. Eine KI-Richtlinie, die nicht sagt, für welche Werkzeuge sie gilt, lässt sich schwer anwenden. Erst das Verzeichnis verbindet die Regel mit dem Alltag: Für dieses Werkzeug gelten diese Daten, diese Person ist zuständig, hier prüft ein Mensch.

Der Vertrag wird so wichtig wie das Modell. Die Meldungen der letzten Wochen zeigen, dass die Antwort „Wir nutzen Claude“ oder „Wir nutzen GPT“ nicht mehr reicht. Dasselbe Modell kann über verschiedene Anbieter laufen, mit verschiedenen Auftragsverarbeitern und Regionen. Wir erwarten, dass das bei der Auswahl von Software eine Standardfrage wird, so selbstverständlich wie die Frage nach dem Serverstandort.

Voreinstellungen verschieben Entscheidungen. Schaltet ein Anbieter eine Funktion standardmäßig ein, entscheidet er, solange im Betrieb niemand hinschaut. Ein KI-Verzeichnis mit Terminen holt die Entscheidung zurück.

Was dagegen spricht. Ein KI-Verzeichnis kostet Zeit und veraltet, wenn niemand es pflegt. Und wenn KI in vielen Programmen steckt, wäre es unverhältnismäßig, jede einzelne Funktion gleich gründlich zu erfassen. Für einen Betrieb mit einem einzigen, zentral verwalteten Werkzeug reicht eine Zeile. Unsere Antwort: nach Risiko gewichten, wie es auch das NIST-Rahmenwerk vorsieht. Ausführlich erfassen, was Personendaten, Kundendaten oder Entscheidungen über Menschen berührt; den Rest knapp.

Was wir noch nicht wissen. Ob Aufsichtsbehörden ein solches Verzeichnis künftig erwarten, ist offen. Die Bundesnetzagentur kündigt auf ihrer Seite zum Zeitplan ausführlichere Erläuterungen zu den Akteuren und ihren Pflichten für „demnächst“ an. Ebenso offen ist, wie OpenAI die Freigabe für Router und Gateways in der Praxis umsetzt.

Blick nach vorn. Unsere Einschätzung für die nächsten sechs bis 24 Monate: KI kommt häufiger per Update und Voreinstellung in den Betrieb als per Kaufentscheidung, und Hersteller regeln den Weg zum Kunden enger. Ab dem 2. Dezember 2027 gelten für Hochrisiko-KI im Personalbereich die Pflichten aus Art. 26; spätestens dann braucht ein Betrieb mit solchen Systemen nach unserer Lesart einen genauen Überblick. Woran Sie erkennen, dass das Thema bei Ihnen ankommt: Ihre Softwareanbieter kündigen KI-Funktionen als standardmäßig aktiv an, oder Kunden und Lieferanten fragen Sie, über welchen Weg Sie ein Modell nutzen.

Wer führt das KI-Verzeichnis?

Ein möglicher Weg: Eine Person kümmert sich verbindlich darum, mit festem Zeitanteil und dem Recht, bei Anbietern nachzufragen, etwa als KI-Manager. Das kann jemand aus dem Team sein, die IT, ein externer Dienstleister oder eine Begleitung über Kammer oder Verband. Eine weitere Anlaufstelle sind die Mittelstand-Digital Zentren: Das Bundeswirtschaftsministerium stellt ihr Netzwerk ab dem 1. Januar 2027 neu auf, als kostenfreies und anbieterneutrales Angebot. Wichtig ist: Das Verzeichnis hat einen festen Termin, und die Entscheidungen trifft die Geschäftsführung.

Fazit: Ein KI-Verzeichnis schafft Überblick, keine Bürokratie

Ein KI-Verzeichnis ist nach unserer Lesart keine Pflicht aus der KI-Verordnung, aber die einfachste Antwort auf die Frage, was in Ihrem Betrieb mit KI passiert. Drei Schritte für die nächste Woche:

1. Lassen Sie Ihre IT prüfen, welche KI-Funktionen in den nächsten Wochen per Voreinstellung eingeschaltet werden.
2. Fragen Sie Ihre wichtigsten Softwareanbieter schriftlich nach Modell, Bezugsweg, Auftragsverarbeiter und Region.
3. Legen Sie eine Tabelle mit den zehn Feldern an und benennen Sie eine zuständige Person.

Einen ersten Überblick, wo Ihr Betrieb bei KI insgesamt steht, gibt der Selbstcheck, ohne Anmeldung. Wir bei BEGLAIT übernehmen für mittelständische Betriebe die Rolle des KI-Managers. Die Entscheidungen und Pflichten bleiben beim Unternehmen.

Aktualisiert am 06.11.2026. Kasten „Was sich gerade ändert“ auf den Stand vom 06.11.2026 gebracht. Die Skizze zu Feld 9 ist jetzt eine Zeitleiste der nächsten Stichtage. Vergangene Termine stehen jetzt in der Vergangenheitsform. Neu sind die Abschaltung von Claude Sonnet 4.5 (30.11.2026), von GPT-5 und o3 (11.12.2026), die Markierungsfrist für ältere KI-Systeme (02.12.2026) und das Wasserzeichen von Anthropic. Quellen erneut abgerufen.

So entsteht dieser Artikel. Entwurf und Quellensuche mit Unterstützung von KI. Marcel Luther hat den Text inhaltlich geprüft und freigegeben. Verantwortlich nach § 18 Abs. 2 Medienstaatsvertrag ist Marcel Luther, siehe Impressum.