KI-Kompetenz nachweisen: Was Art. 4 wirklich verlangt

Nachweis KI-KompetenzArt. 4 KI-Verordnung

Eine Seite, fünf Bausteine

1. Wer nutzt welche KI
2. Was die Leute brauchen
3. Welche Maßnahme
4. Wer und wann
5. Wann wieder

Stand: Datum, NameAuffrischung halbjährlich

Was Art. 4 seit Juli 2026 verlangt

Art. 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt (Art. 3 Nr. 4 KI-Verordnung). Ausgenommen ist nur die rein private Nutzung. Nutzt Ihr Betrieb ein Chat-Werkzeug, Microsoft Copilot oder ein KI-Übersetzungsprogramm für die Arbeit, ist er damit in der Regel Betreiber.

Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit dem 27. Juli 2026, wurde der Artikel neu gefasst. Seitdem ergreifen Anbieter und Betreiber laut Bundesnetzagentur Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Das gilt auch für Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, etwa Leiharbeitskräfte, freie Mitarbeitende oder Dienstleister. Ein bestimmtes Kompetenzniveau je Person müssen Sie nicht mehr sicherstellen.

Ein Format schreibt die Verordnung nicht vor. Welche Maßnahme passt, richtet sich nach Ihrem Betrieb, den eingesetzten Werkzeugen und den Aufgaben Ihrer Leute.

Was an der „KI-Schulungspflicht“ stimmt

Im Netz ist oft von einer „KI-Schulungspflicht“ die Rede. Das ist verkürzt. Eine Schulung ist eine von mehreren möglichen Maßnahmen. Eine Zertifizierungspflicht für Schulungen gibt es laut Bundesnetzagentur nicht.

Zu tun ist trotzdem etwas. Die Pflicht zu Maßnahmen besteht, und sie liegt bei Ihrem Unternehmen. Externe Begleitung kann vorbereiten, Material liefern und erinnern. Entscheiden und umsetzen muss der Betrieb selbst.

Warum es sich lohnt, die KI-Kompetenz nachzuweisen

Eine ausdrückliche Dokumentationspflicht enthält Art. 4 nicht. Die Bundesnetzagentur empfiehlt aber, die Maßnahmen zu dokumentieren. Sie weist außerdem darauf hin, dass fehlende KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden kann, besonders wenn dadurch ein Schaden entsteht.

Für Ihren Alltag gibt es drei praktische Gründe:

• Wenn etwas schiefgeht, zählt, was Sie vorher nachweislich getan haben.
• Fragen von Kunden, Auftraggebern oder Ihrer Versicherung zum Umgang mit KI beantworten Sie mit einer Seite.
• Sie sehen selbst, wo Lücken sind: wer noch nie eingewiesen wurde und welches Werkzeug ohne Regel läuft.

Was in den Nachweis gehört

Ein guter Nachweis ist kurz. Er beantwortet fünf Fragen und passt auf eine bis zwei Seiten.

Eine KI-Richtlinie, ein Verzeichnis der Werkzeuge oder eine benannte Ansprechperson verlangt Art. 4 nicht. Als gute Praxis helfen sie aber, Maßnahmen zu planen und den Überblick zu behalten. Wie Sie mit KI-Werkzeugen umgehen, die Ihre Leute privat nutzen, steht in Schatten-KI im Team.

Welche Maßnahmen zählen

Die Verordnung nennt kein Format. Zählen kann alles, was Ihre Leute im Umgang mit KI sachkundiger macht:

• eine kurze Einweisung, bevor jemand ein neues KI-Werkzeug nutzt
• freigegebene Arbeitszeit zum Ausprobieren und Austauschen
• eine Person im Team, die Fragen sammelt und Antworten teilt
• klare Regeln, welche Daten in welches Werkzeug dürfen
• eine Schulung, intern oder extern, passend zur Rolle
• kurze Auffrischungen, wenn sich Werkzeuge oder Regeln ändern

Keine Arbeitszeit für KI-Weiterbildung

2.000 Arbeitnehmende von 16 bis 65 Jahren, Befragung vom 31. März bis 14. April 2026

43,9 %haben in den letzten zwölf Monaten keine Arbeitszeit für KI-Weiterbildung genutzt

24,0 %von ihnen sagen, das Unternehmen wünsche es nicht

Die einfachste Maßnahme wird oft übersehen: Zeit. In einer Befragung der IU Internationale Hochschule unter 2.000 Arbeitnehmenden von 16 bis 65 Jahren (31. März bis 14. April 2026, veröffentlicht am 24. September 2026) gaben 43,9 % an, in den letzten zwölf Monaten keine Arbeitszeit für KI-Weiterbildung genutzt zu haben. Von ihnen sagten 24,0 %, das Unternehmen wünsche es nicht. Laut Bitkom bieten 25 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten keinerlei Schulungen zu KI an (603 befragte Unternehmen, Juli und August 2026, veröffentlicht am 14. September 2026).

Gutes Material muss nichts kosten. Das Schulungspaket „KI sicher nutzen im Arbeitsalltag“ hat der Expertenkreis KI-Sicherheit der Allianz für Cyber-Sicherheit erstellt, einer Initiative des BSI. Es richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen und steht unter der Lizenz CC0, ist also frei nutzbar. Es enthält acht Foliensätze und Informationen für die Leitungsebene.

Ein Beispiel aus dem Alltag

So könnte es in einem Metallbaubetrieb aussehen: Die Verwaltung nutzt Copilot, der Vertrieb ein KI-Programm für Übersetzungen, in der Werkstatt arbeitet niemand mit KI. Die Geschäftsführung legt fest, dass Verwaltung und Vertrieb eine Einweisung auf Basis des kostenlosen Schulungspakets bekommen und danach eine feste Lernstunde im Monat. Die Assistenz der Geschäftsführung sammelt Fragen und teilt Antworten. Alles steht auf einer Seite mit Datum und Namen. Nach sechs Monaten prüft die Geschäftsführung, ob Regeln und Maßnahmen noch passen.

Typische Fehler

• Ein Zertifikat kaufen und abhaken. Ein Kurs ist ein Baustein. Regeln, Zeit und Auffrischung gehören dazu.
• Nur die IT schulen. Kompetenz brauchen alle, die KI im Alltag nutzen, passend zu ihrer Rolle.
• Einmal und nie wieder. Werkzeuge und Regeln ändern sich im Abstand von Monaten.
• Listen ohne Inhalt. Ein Nachweis hält auch fest, was vermittelt wurde: Inhalt, Material, Dauer.

Fazit: KI-Kompetenz nachweisen in drei Schritten

KI-Kompetenz nachzuweisen ist weniger aufwendig, als viele Angebote vermuten lassen. Sie brauchen zwei Dinge: Maßnahmen, die zu Ihrem Betrieb passen, und eine Seite, auf der sie stehen. Drei Schritte für die nächste Woche:

1. Schreiben Sie auf, wer in Ihrem Betrieb welche KI-Werkzeuge nutzt, auch die nicht freigegebenen.
2. Legen Sie eine erste Maßnahme fest, etwa eine Einweisung mit dem kostenlosen Schulungspaket, und tragen Sie den Termin ein.
3. Legen Sie eine Seite an, auf der Sie Maßnahme, Teilnehmende und Datum festhalten, und planen Sie die Auffrischung gleich mit.

Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Betrieb bei KI insgesamt steht, ist der Selbstcheck ein erster Schritt, ohne Anmeldung. Wir übernehmen für mittelständische Betriebe die Rolle des KI-Managers. Entscheiden tun Sie, die Pflichten aus der KI-Verordnung bleiben bei Ihrem Haus.